Die Erfahrungen während der Pandemie haben gezeigt. Videokonferenzen sind nicht in der Lage die vielfältigen Funktionen physischer Büros zu ersetzen, deshalb suchen viele Unternehmen nach Alternativen zu Zoom, Webex und Microsoft Teams.
Unternehmen suchen nach Alternativen zu Zoom, Webex und Microsoft Teams, um eine Lösung für hybride Arbeitsmodelle zu finden, bei denen die Mitarbeitende die Freiheit haben, dort zu arbeiten, wo sie wollen und wann sie wollen, aber dennoch von allen Vorteilen des herkömmlichen Büros profitieren. Wir müssen also die Vorteile des physischen Büros mit denen von „remote work“ verbinden.
Einfach ausgedrückt: Die Technologie, die wir für die Distanzarbeit einsetzen, muss sich weiterentwickeln. Videokonferenzen reichen nicht aus, um miteinander zusammenzuarbeiten und gute Arbeitsergebnisse zu erzielen. Wir brauchen benutzerfreundliche Technologien, in der Mitarbeitende im Homeoffice, im Coworking Space oder im physischen Büro so miteinander verbindet, daß jeder mitmachen und „Teil des Ganzen“ sein kann.
Doch bevor wir uns mit Lösungen für hybrides Arbeiten befassen, sollten wir erörtern, warum Videokonferenzen nicht ausreichend sind.
Einer der Nachteile des Einsatzes von Videokonferenzen als Ersatz für Büroarbeit ist, dass es sich eher um eine terminierte als um eine spontane Zusammenarbeit handelt. Diese Terminierungsanforderung ist Videokonferenzlösungen inhärent, wie sonst sollten Teammitglieder an der Videokonferenz teilnehmen?
Sicher, Besprechungen haben ihren Zweck, und die Manager sind an diese Art von Arbeitsmodell gewöhnt. Aber die meisten Menschen in einem Unternehmen sind nicht produktiv, wenn der Tag mit Meetings „durchgeplant“ ist. Sie brauchen die Freiheit zu arbeiten. Gerade in der Pandemie hat Zahl der Besprechungen massiv zugenommen, Mitarbeitende im Homeoffice haben häufig ganze Arbeitstage ausschließlich in Besprechungen „gehangen“.
Die Planung, Verwaltung und Durchführung von Videokonferenzen ist zeitaufwändig und für alle Beteiligten anstrengend. Diese Zeit und Energie könnte produktiv für das Unternehmen genutzt werden.
Einer der Vorteile des physischen Büros ist die spontane Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern eines Teams. Videokonferenzen bieten keinen Raum für spontane Begegnungen, die Mitarbeitende normalerweise haben, wie zum Beispiel in einer Kaffee-Ecke. Viele Unternehmen berichten über negative Auswirkungen der Pandemie auf die Kreativität und Innovationskraft, die Mitarbeitende in Projekte einbringen, aber auch ganz allgemein im Hinblick auf den sozialen Austausch der Mitarbeitende.
Die Unternehmen haben gerade während der Pandemie nach einer Lösung für dieses Problem gesucht und mit "Coffee Hours" oder "After Work Drinks" weitere, geplante Veranstaltungen in die Kalender aufgenommen, die den Mitarbeitenden helfen sollten, Kontakte zu knüpfen und sozialen Austausch zu haben. Allerdings ist "Socializing" in diesem Format nicht möglich, denn Socializing kann nur in spontanen Begegnungen stattfinden. Infolgedessen entgehen den Unternehmen die Vorteile von Kreativität und Innovation, die sich daraus ergeben.
Die ständige Anwesenheit im Büro ermöglicht die Vorteile, die wir aus dem physischen Büro kennen. Die schnelle Rückmeldung an einen Kollegen für eine kurze Frage oder ein Vorgesetzter, der von einem Mitarbeitende zum anderen geht, um zu sehen, wie es ihm geht, sind Beispiele für effiziente Interaktionen, die das physische Büro zu einer produktiven Erfahrung machten.
Die Wiederherstellung der ständigen Präsenz im hybriden Büro ist unerlässlich, und deshalb hat ivCAMPUS sie auf virtueller Ebene aufgenommen. Unsere Kunden berichteten, dass sie die Anzahl der Besprechungen in ihren Outlook-Kalendern um die Hälfte reduzieren konnten. Denn mit ivCAMPUS müssen nur noch wichtige Besprechungen anberaumt werden. Schnelle Fragen und Interaktionen können durch Anklopfen an Türen oder in der Kaffeküche erledigt werden.
Im physischen Büro war es einfach zu sehen, wer anwesend ist und was jeder tut. Die Vorgesetzten konnten einfach durch die Büros gehen und sehen, wer da ist („management by walk-around“) und bis zu einem gewissen Grade woran gearbeitet wird. Mitarbeitende konnten sicher sein, dass ihre Anwesenheit wahrgenommen wird.
Bei der Fernarbeit sind die Dinge nicht so einfach. Der Versuch, Mitarbeitende über die Nutzung von Soft- und Hardware zu kontrollieren, mündet häufig in Verstöße gegen den Datenschutz und andere Schutzrechte. Solche Methoden passen nicht in ein nachhaltiges Modell hybrider Arbeit. Bei Videokonferenzen können Vorgesetzte und Mitarbeitende sich eben nur dann sehen, wenn sie mit der Besprechung verbunden sind – insofern bieten auch diese keine Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Wir haben dieses Problem gelöst, indem wir mit ivCAMPUS eine virtuelle Büroumgebung geschaffen haben, in der man alle Kollegen sehen kann, genau wie wir es vom physischen Büro kennen. Wie im physischen Büro „betritt“ man morgens das Büro und kann alle Mitarbeitende sehen, die ebenfalls im Büro sind: ob im persönlichen Büro oder mit anderen Kollegen in einer Besprechung. Die Notwendigkeit entfällt, Mitarbeitende auf ihren persönlichen Computern zu überwachen. Mit ivCAMPUS entsteht eine GDPR-konforme, sichere und private Büroumgebung, in der Mitarbeitende vertrauensvoll miteinander arbeiten..
Das physische Büro war immer mehr als nur ein Ort zum Arbeiten. Es war ein Teil der Unternehmensidentität und hat durch seine Gestaltung eine bestimmte Kultur geschaffen.
Denken Sie an das Büro eines Anwalts oder eines Architekten. Diese Unternehmen wählen die Möbel und Designelemente in ihrem Büro sorgfältig aus, um eine bestimmte Ausstrahlung auf ihre Geschäftspartner oder Kunden auszuüben.
Derzeit laden diese Unternehmen ihre Kunden über Videokonferenzsoftware von Drittanbietern zu Besprechungen ein. In der "realen" Welt wäre dies vergleichbar mit einem Standard-Mietbüro (z.B. von Regus) - dies kann und wird nicht so bleiben. Der Besuchereingang eines virtuellen Büros wird für die Markenkommunikation mindestens so wichtig werden wie der physische Eingang, denn virtuelle Büros werden die neue Visitenkarte von Unternehmen sein.
Mitarbeitende müssen sich mit der Vision des Unternehmens identifizieren können. Sie müssen auch das Gefühl haben, Teil einer Gemeinschaft zu sein, und diese Gemeinschaft muss etwas Unverwechselbares haben. Diese Identität-stiftende Funktion physischer Büros ging mit der Einführung von Zoom, Webex oder Microsoft Teams verloren. Aus Sicht von Mitarbeitenden wird es zunehmend „egal, für wen ich auf MS Teams arbeite“. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist diese Abnahme der Bindung ans Unternehmen eine große Gefahr.
Deshalb ermöglicht ivCAMPUS den Unternehmen, ihre virtuellen Büros so zu gestalten, dass sie ihr Markenimage und ihre Persönlichkeit widerspiegeln. Ob sie Spaß, Professionalität, Seriosität oder Erfolg vermitteln wollen, sie können es mit einem anpassbaren virtuellen Büro und vielen verschiedenen Raumtypen tun. Die Mitarbeitenden werden die Corporate Identity und Kultur bei jedem Schritt im virtuellen Büro spüren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Videokonferenzen viele Funktionen des physischen Büros nicht ersetzen können, denn sie bieten:
ivCAMPUS ist eine Alternative zu Videokonferenzsoftware (Zoom, Webex oder MS Teams), weil es eine Plattform ist, die die Vorteile des physischen und des virtuellen Büros kombiniert. Die Verwendung unserer Software für hybrides Arbeiten ermöglicht es Ihnen, eine immersive und einfach zu bedienende Umgebung für Ihre Mitarbeitende zu schaffen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Außerdem muss dafür keine spezielle Software installiert werden, sie müssen nur ihren Browser öffnen.
Wir haben die Interaktionen im Büro digitalisiert, damit die Mitarbeitende intuitiv zusammenarbeiten, Kontakte knüpfen und Teil der Unternehmenskultur werden können, so wie sie es in einem echten Büro tun würden.
