Die interkommunale Zusammenarbeit wird zukünftig zum strategischen Instrument von Kommunen werden, um Synergien zu heben, verantwortungsvoll mit Ressourcen umzugehen und der zunehmenden Spezialisierung und Knappheit auf dem Fachkräftemarkt zu begegnen. Bereits heute wird – je nach Bundesland in unterschiedlichem Ausmaß – vom „Instrument IMC“ Gebrauch gemacht: „Koordinierende IMC’s“ arbeiten an Lösungen für gemeinsame Problemstellungen während „Ausführende IMCs“ Leistungen für Kunden oder intern erbringen.
Manche Kommune scheut die Zusammenarbeit, müssen IMC’s doch mit hohem Aufwand vertraglich abgebildet, Prozesse entwickelt und technisch umgesetzt werden. Bis heute existiert keinerlei strukturelle, technische Unterstützung für eine Zusammenarbeit auf der Ebene von Kommunen. IMC-Prozesse werden jeweils individuell konzipiert und umgesetzt. Bisherige IMC-Vorhaben scheitern häufig trotz großer Bemühungen an den räumlichen Grenzen, unterschiedlichen Produktionsverfahren und weiteren wenig flexiblen Rahmenbedingungen (z.B. klassische Kommunikationsmittel und unterschiedliche IT-Arbeitsplatzausstattung).
Die digitale Transformation der kommunalen Verwaltungen ist häufig Gegenstand koordinierender IMC: Kommunen untersuchen gemeinsam wie bestimmte Prozesse, sei es intern (z.B. Beschaffung) oder kundenorientiert (z.B. OZG-Leistungen), digitalisiert werden kann. Seltener jedoch geht es um die Frage, wie Digitalisierung bereits heute – durch einfache Digitalisierung der Zusammenarbeitsstrukturen - ein „Ermöglicher“ von IMC sein kann:
Wie wäre es, wenn unabhängig von den Inhalten konkreter IMC-Projekte eine leistungsfähige, technische Basis-Infrastruktur alle Formen von IMC unmittelbar arbeitsfähig machte? Die Idee einer in Bezug auf die Inhalte „agnostischen“ Produktionsplattform könnte zum „Booster“ für die durch IMC verfolgten Ziele werden:
Abbildung 1: Komponenten einer IMC-Produktionsplattform. Quelle: eigene Darstellung, erstellt mit napkin.ai
Die Ortsunabhängigkeit durch Digitalisierung steigert die Flexibilität für alle Beteiligten: Mitarbeitende, Kunden und Arbeitgeber. Mitarbeitende können durch flexible Arbeitsmodelle Beruf und Privatleben besser vereinbaren. Kunden können nicht nur auf einfacheren, digitalen Zugang zu Leistungen ihrer Kommune hoffen, sondern auch auf eine Ausweitung von Servicezeiten. Die Verwaltung als Arbeitgeberin wird attraktiver, kann Ressourcen besser einsetzen und im Verbund den Suchradius nach spezialisierten Fachkräften vergrößern. Zusammenfassend kann man festhalten, dass eine solche Projektplattform, das „Gesamtkonzept IMC“ flexibler, schneller und effizienter machen würde.
Damit die beschriebenen Effekte auch tatsächlich eintreten, müssen auf konzeptioneller Ebene verschiedene Aspekte berücksichtigt werden. In erster Linie geht es hier darum, die heutige starre Struktur von Silos (Abteilungen, Referate etc.) durch ein „interkommunales Pendant“ abzulösen, sondern tatsächlich die „Grenzenlosigkeit“ einzulösen bzw. zu „leben“. Was vordergründig als kulturelle Herausforderung erscheint, hat einen handfesten technischen Hintergrund. Kommunikations- und Kollaborationslösungen auf Basis von Permanent-Präsenz (sog. Virtual Office Lösungen) erlauben eine „User Experience“ die mit der Zusammenarbeit im physischen Büro weitgehend vergleichbar ist.
Weiterhin ist es für die Agilität des „Systems IMC“ wichtig, dass die Schaffung von Zusammenarbeits-Strukturen (z.B. ein neuer Projektbereich) niederschwellig möglich ist, um auch informelle Kollaborationsmöglichkeiten zu schaffen. Dies jedoch ohne die „gelernte“ organisationale Struktur aufzugeben.
Um die Produktionsplattform nicht als „zusätzlichen Kanal“, sondern als zentrale Interaktionsplattform zu konzipieren, bedarf es der Anreicherung um gemeinsam genutzte Anwendungen mit dem Ziel, den Großteil der täglich genutzten Anwendungen auf der Plattform zu konsolidieren und so als „Dreh- und Angelpunkt“ der täglichen Arbeit zu positionieren. Perspektivisch könnte so eine Art „Einheitlicher Arbeitsplatz“ für eine IMC entstehen, der zum einen die Flexibilität der Ressourcenallokation zwischen den teilnehmenden Kommunen nochmals erhöht, zum anderen aber auch signifikante Vorteile durch gebündelten Einkauf gemeinsam genutzter Softwareprodukte ermöglicht.
Wenn auch die geschilderte Produktionsplattform geeignet scheint, wichtige zukünftige Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung zu adressieren, so ist auch der Weg zu einer solchen Plattform nicht einfach. Ein grundsätzliches Dilemma – nicht nur beim Aufbau einer solchen Plattform, sondern der digitalen Transformation als Ganzes – besteht darin, dass den zukünftigen Erträgen von Digitalisierungsprojekten (Rationalisierung der Aufgabenerfüllung, Steigerung der Ressourceneffizienz uvm.) Investitionen gegenüberstehen, für die der Spielraum auf Seiten der Kommunen aktuell denkbar klein ist. Wie also damit umgehen, dass die finanzielle Situation von heute genau die Maßnahmen verhindert, die die finanzielle Situation in Zukunft verbessern können. Auch auf der Ebene der Kommunen muss über einen flexibleren Umgang mit Verschuldung nachgedacht werden, wenn es um entsprechende Investitionen geht.
Die Vielfalt von zu integrierenden Fachanwendungen ist angesichts der föderalen und kommunalen Eigenheiten trotz EfA-Leistungen enorm. Hinzu kommen zahlreiche Varianten von Produkten im Bereich Schriftgutverwaltung / E-Akte uvm. Zentrale Standards für verschiedene Querschnittsthemen (payment, BundID, Signatur) werden durch die FITKO bereitgestellt. Eine IMC-Produktionsplattform wird demnach hoch flexible Schnittstellen für die Integration der verschiedenen Fach- und Prozessanwendungen der öffentlichen Verwaltung aufweisen müssen.
Um das volle Potential von IMC zu heben, sind entsprechende Kooperationen nicht immer nur auf eng benachbarte Kommunen begrenzt – manchmal gibt es vergleichbare Konstellation von Eigenschaften oder Interessenlagen, die die Zusammenarbeit mit anderen Kommunen sinnvoll erscheinen lässt. Ein Beispiel wäre das Vorhandensein eines Naturschutzgebiets in der Gemarkung der Kommune – hier wäre eine IMC mit anderen Kommunen, die eine spezialisierte Fachkraft für Naturschutz beschäftigt hilfreich. Je mehr Kommunen auf einer solchen Produktionsplattform arbeiten, desto größer sind die Möglichkeiten zur thematischen Zusammenarbeit zwischen Kommunen. Solche Netzwerkeffekte entfalten ihre Dynamik erst nach Erreichen einer kritischen Masse, was zur Frage nach Fördermöglichkeiten für den initialen Aufbau dieser kritischen Masse führt.
Die Rolle der interkommunalen Zusammenarbeit zur Bewältigung zukünftiger Herausforderungen ist weitgehend unstrittig. Neben den vom NKR ins Spiel gebrachten, bundesweiten Backoffices und den EfA-Leistungen sind IMC-Angebote ein weiterer wichtiger Baustein der Effizienzsteigerung auf kommunaler Ebene. Digitalisierung kann bereits heute die Schnelligkeit, Effizienz und Flexibilität von IMC unterstützen. Damit dies gelingen kann, ist jedoch eine strukturelle Herangehensweise erforderlich, die die Gesamtheit der Aufgaben einer Gruppe von Kommunen in den Blick nimmt, diese priorisiert und bewertet und anschließend Zug um Zug auf einer einheitlichen technischen Plattform umsetzt und diese perspektivisch in eine einheitliche Arbeitsumgebung weiterentwickelt.
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